7 QUESTÕES IMPORTANTES SOBRE O E-SOCIAL

Considerando a gama de questionamentos acerca dessa temática, resolvi responder as principais questões sobre o eSocial:

1. O que é?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial é um instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

2. Quem são obrigados a aderir e alimentar esse sistema?

Quem contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, desde que possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, seja, como empregador (art. 2º da CLT) ou mero contribuinte (CTN), na qualidade de empresa, inclusive órgão público, ou de pessoa física equiparada (15 da Lei nº 8.212, de 1991).

Especificamente, estão obrigados a prestarem informações ao eSocial, o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei; o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço; as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

Apenas estão dispensados, até que seja promovido um sistema simplificado, as microempresas e empresas de pequeno porte e pelo Microempreendedor Individual – MEI.

3. Como funciona o eSocial?

Através de um ambiente digital único que permite a escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Não se trata de nova obrigação tributária acessória, mas sim um meio de cumprimento e efetividade das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes.

4. Quais informações devo informar nesse sistema?

Como se trata de sistematização inovadora, deve ser implementada por 4 (quatro) fases distintas e de acordo com o perfil da empresa, para tanto, foram divididos em 3 (três) grupos:

a) 1º grupo – formado pelas entidades integrantes do “Grupo 2 – Entidades Empresariais” (naturezas jurídicas 201-1 a 233-0) do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016, com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais);

b) 2º grupo – formado pelos demais empregadores e contribuintes, salvo os integrantes do 3º grupo; e

c) 3º grupo – formado pelos entes públicos, integrantes do “Grupo 1 – Administração Pública” (naturezas jurídicas 101-5 a 127-9) do anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016.

A primeira fase deve ser promovido o cadastramento constante dos eventos de tabela S-1000 a S-1080, exceto os eventos S-1060 e S-1065 (*) (**) (***). Ou seja, o cadastramento do Empregador ou Contribuinte, o detalhamento das informações das rubricas constantes da folha de pagamento do empregador/órgão público; a identificação da classificação da atividade para fins de atribuição do código FPAS, a obra de construção civil, a contratante de serviço ou outra condição diferenciada de tributação; a identificação do cargo (inclusive carreiras e patentes), apresentando código e período de validade; bem como informações relativas às carreiras públicas, independentemente do regime previdenciário. Além de informar as Funções e Cargos em Comissão e horário contratual, apresentando o código e período de validade do registro. E ainda a inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Processos Administrativos/Judiciais do empregador/contribuinte/órgão público, de entidade patronal com representação coletiva, de trabalhador contra um dos órgãos governamentais envolvidos no projeto do eSocial e que tenha influência no cálculo das contribuições, dos impostos ou do FGTS.

Já a segunda fase contempla constantes dos eventos não periódicos S-2190 a S-2400 do leiaute do eSocial. Que correspondem ao cadastramento do empregado, caso tenha havido algum problema quando do Cadastramento Inicial e Admissão/Ingresso de Trabalhador. Deve-se registrar a admissão de empregado ou o ingresso de servidores estatutários, a partir da implantação do eSocial. Bem como, indicar as alterações de dados cadastrais do trabalhador, tais como: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. Além de ser necessário o registro de alterações do contrato de trabalho como: a remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato, local, cargo ou função, jornada, entre outros.

É obrigação do empregador comunicar acidente de trabalho pelo empregador/contribuinte/órgão público, ainda que não haja afastamento do trabalhador de suas atividades laborais. Ademais, necessária inclusão de informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador (avaliações clínicas), durante todo o vínculo laboral com o empregador/contribuinte/órgão público, por trabalhador, no curso do vínculo ou do estágio, bem como os exames complementares aos quais foi submetido, com respectivas datas e conclusões. Competindo informar todos os afastamentos temporários dos trabalhadores, salvo se decorrente de licença remunerada – Lei, liberalidade da empresa ou Acordo/Convenção Coletiva de Trabalho.

Nessa fase também compete a empresa indicar condições ambientais de trabalho e os possíveis riscos ambientais e o exercício de atividades enquadradas na legislação como insalubres, perigosas ou especiais. A empresa deve informar os treinamentos, capacitações, exercícios simulados realizados, bem como informações aos trabalhadores relativas a segurança e saúde no trabalho.

Além disso, deve registrar a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio de iniciativa do empregador ou do empregado. Bem como, a convocação para prestação de serviços do empregado com contrato de trabalho intermitente.

Ainda compete informar situação de reintegração de emprego, desligamento ou cadastro de trabalho e qualquer alteração contratual ou encerramento da prestação de serviço decorrente de trabalho sem vínculo de emprego ou estatutário, nele compreendido avulsos, contribuinte individual, estagiário, militar, médico residente ou qualquer outra modalidade que se enquadre nessa situação.

E, por fim, deve promover o cadastro dos benefícios previdenciários pagos pelos entes federativos, diretamente ou por seus Regimes Próprios de Previdência Social – RPPS, bem como as complementações de benefícios do Regime Geral de Previdência Social – RGPS.

A terceira fase é preciso alimentar os eventos periódicos S-1200 a S-1300 do leiaute do eSocial (****). Isso significa que o Empregador deve informar rubricas de natureza remuneratória (proventos e descontos) ou não (informativa ou informativa dedutora) para todos os seus trabalhadores, estagiários e bolsistas, exceto àqueles vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social – RPPS, bem como, a remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS, o pagamento das aposentadorias, pensões e demais benefícios dos segurados, no mês de referência.

Além de informar os pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho com ou sem vínculo empregatício e o pagamento de Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) objeto de negociação entre a empresa e seus empregados do Regime Geral ou Próprio.

Também deve prestar informações relativas à aquisição de produção rural de origem animal ou vegetal decorrente de responsabilidade tributária por substituição a que se submete, em decorrência da lei, a pessoa física (o intermediário), a empresa adquirente, consumidora ou consignatária, ou a cooperativa, como também a comercialização da produção rural prestadas pelo produtor rural pessoa física e pelo segurado especial.

Nessa fase, os tomadores de serviços de trabalhadores avulsos não portuários devem promover o cadastramento dessa mão-de-obra.

Necessário prestar informações que afetam o cálculo da contribuição previdenciária patronal sobre as remunerações pagas, devidas ou creditadas por empregadores/contribuintes, em função da desoneração de folha de pagamento e atividades concomitantes dos optantes do Simples Nacional com tributação previdenciária substituída e não substituída.

Nesta etapa permite-se a abertura de um evento periódico para sua retificação, se necessário. Bem como promover o encerramento do envio de informações no período de apuração.

E finalmente, deve registrar o valor a ser pago relativo às contribuições sindicais e a identificação das entidades sindicais para os quais o empregador/contribuinte/órgão público efetuará as respectivas contribuições.

E na quarta e última fase será a vez dos eventos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho (SST), onde serão descritos os ambientes existentes na empresa e os fatores de risco a eles associados, bem como, informar quais os equipamentos de proteção individual e coletivo, além da indicação de treinamentos, capacitações, exercícios simulados realizados, bem como informações aos trabalhadores relativas a segurança e saúde no trabalho. Sendo necessário declarar o adicional para o Financiamento da Aposentadoria Especial – FAE, quando informará o grau de exposição. Competindo declarar sem insalubridade, mas com exposição a condições especiais de trabalho para fins de aposentadoria especial ou, com insalubridade, mas sem exposição a condições especiais de trabalho para fins de aposentadoria especial ou, com insalubridade, com exposição a condições especiais de trabalho para fins de aposentadoria especial e com periculosidade, por exemplo. Tanto no Regime Geral da Previdência Social, quanto ao Regime Próprio.

5. Qual o prazo para iniciar o cadastramento no eSocial?

A primeira fase, iniciou-se em 8 de janeiro de 2018 para o primeiro grupo (empresas com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais)). Para o grupo dos demais empregadores e contribuintes 16 de julho de 2018. E iniciará a partir de 14 de janeiro de 2019 para a Administração Pública.

A segunda fase, iniciou para o primeiro grupo em 01º de março de 2018 e iniciará para os demais grupos, 01º de setembro de 2018 e 01º de março de 2019, concomitantemente.

A terceira fase, por sua vez, já iniciou para o primeiro grupo em maio de 2018 e iniciará para os próximos grupos em novembro de 2018 e maio de 2019.

Finalmente, a última fase iniciará em janeiro de 2019 para o primeiro e segundo grupo e em julho para o terceiro grupo.

Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

6. O que acontece se não proceder as informações corretamente?

Poderá sofrer aplicação de penalidades que podem chegar até R$ 181 mil. Importante destacar que todo arcabouço do sistema permitirá que a penalidade seja aplicada automaticamente, daí a necessidade de atenção redobrada na inclusão das informações.

7. Para que serve eSocial?

As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP. Além de unificar informações do Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT), da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais); do LRE (Livro de Registro de Empregados); da CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho); do CD (Comunicação de Dispensa); da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social); do PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário); da DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte); da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais); do QHT (Quadro de Horário de Trabalho); do MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais)e da Folha de pagamento.

Conclusão

O eSocial tem como princípios a viabilização da garantia de direitos previdenciários e trabalhistas; a racionalização e simplificação no cumprimento de obrigações; visa a eliminação de redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas; o aprimoramento da qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.

Nada obstante, mais que um sistema unificado de informações, trata-se de mecanismo gerador de diversos reflexos. O Estado, que já detêm informações detalhadas de cada contribuinte, terá um sistema inteligente que interliga todos os dados, sem a necessidade de intervenção humana, garantindo eficiência e menos equívocos, encurtando os aspectos jurídicos que possam ser alvitrados quando da imposição de penalidade, por exemplo.

Imprescindível que as informações a serem cadastradas no respectivo sistema sejam previamente avaliadas por advogados especialistas, com fito de minimizar os riscos fiscais, previdenciários e trabalhistas.

Trata-se, por fim de instrumento que merece muita atenção, acerca do seu preenchimento, sob pena de implicar na imposição de multas. Além de se apresentar como instrumento essencial aos processos trabalhistas, fiscais e previdenciários.

Referências:

https://cbic.org.br/esocial-tera-multas-automaticas/. Acesso em 16.08.18, as 23h11.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/decreto/d8373.htm. Acesso em 16.08.18, as 22h00.

http://www.arvoredoconhecimento.org.br/main.html. Acesso em 16.08.18, as 21h00

MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO eSOCIAL-Versão 2.4.02 (aprovada pela Resolução CG do eSocial nº 17, de 02/07/18 – DOU de 06/07/2018) Julho de 2018.

MÓDULO WEB GERAL: Manual de Orientação do eSocial para utilização do ambiente WEB GERAL. Versão de 16/07/2018.

NOTA TÉCNICA Nº 01/2018 DE AJUSTES DO LEIAUTE VERSÃO 2.4.02

RESOLUÇÃO DO COMITÊ DIRETIVO DO ESOCIAL Nº 4, DE 04 DE JULHO DE 2018

Altera a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 2, de 30 de agosto de 2016, que dispõe sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).